送り状の書き方をEC事業者向けに解説｜宅配便の伝票記載項目・元払い着払い・発行効率化の手順

送り状とは？役割と2つの発行方法

送り状とは、荷物に貼り付けて配送会社に渡す伝票のことで、宅急便などのサービスでは「送り状」「配送伝票」と呼ばれます。届け先・依頼主・品名・料金区分などの情報を記載し、荷物を正しく届けるための指示書として機能します。あわせて、追跡番号によって配送状況を管理する役割も担います。送り状の情報が正確であるほど、配送はスムーズになり、再配達やトラブルは減ります。

送り状の発行方法は、大きく手書きの伝票とシステムによる発行の2つに分かれます。少量の出荷なら手書きでも対応できますが、EC事業者のように毎日まとまった件数を出荷する場合は、受注データから送り状を一括発行する方法が主流です。ヤマト運輸や佐川急便など、配送会社ごとに送り状の様式や発行システムは異なりますが、記載すべき基本項目は共通しています。

送り状には、出荷側が控えとして保管する部分が含まれることが一般的です。追跡番号が記載された控えは、配送状況の確認や、万一の遅延・紛失時の問い合わせに使います。システム発行に切り替えると、この控えも電子データとして残るため、出荷履歴の管理がしやすくなります。送り状は「貼って終わり」ではなく、出荷後の問い合わせ対応まで見据えて運用する書類だと捉えておくとよいでしょう。

送り状の記載項目と正しい書き方

送り状に記載する基本項目は、配送会社が違ってもほぼ共通です。下表に主要な記載項目と書き方のポイントをまとめました。EC事業者は受注情報をそのまま転記することが多いため、受注データ自体の正確性が送り状の品質を決めます。

お届け先・ご依頼主の書き方

もっとも重要なのがお届け先情報です。郵便番号と住所は省略せず、建物名・部屋番号まで正確に記載します。マンション名や部屋番号の抜けは、不在や誤配の大きな原因です。電話番号は、配送会社が配達前に連絡を取る際に使われるため、必ず記入します。ご依頼主の情報は、荷物が届けられなかった場合の返送先になるため、こちらも正確に書く必要があります。

品名・個数の書き方

品名は具体的に記載します。「雑貨」「商品」といった曖昧な表記は、航空輸送の可否判断や、万一の事故時の補償手続きで支障が出ることがあります。「化粧品（化粧水）」「衣類（Tシャツ）」のように、中身が分かる形で書くのが基本です。同一の宛先に複数個口を送る場合は、「1/2」「2/2」のように総口数と何個目かを記載し、荷物がそろって届くようにします。

EC事業者の場合、これらの項目は受注管理画面に入力された注文情報がそのまま反映されることがほとんどです。つまり、送り状の品質は手書きの丁寧さよりも、受注データそのものの正確さに依存します。注文フォームで住所や電話番号を必須入力にし、全角・半角や番地の表記ゆれを整える仕組みを整えておくと、送り状の記載ミスを入口の段階で大きく減らせます。出荷の現場だけでなく、受注の入口から品質を作り込む意識が大切です。

元払い・着払い・クール便などの区分の選び方

送り状では、運賃を誰が負担するか（元払い・着払い）や、温度管理の有無（通常便・クール便）といった区分の選択も記載します。EC通販では基本的に元払い（出荷側が運賃を負担）が中心ですが、返品やサンプル送付などの場面で着払いを使うこともあります。

元払いと着払いの使い分け

元払いは出荷側（EC事業者）が運賃を負担する方式で、通販の出荷では標準です。送料込み価格や送料別途で顧客に案内し、出荷時に運賃を負担します。一方着払いは受取人が運賃を負担する方式で、返品の回収やサンプルの送付など、特定の場面で使われます。どちらを選ぶかで顧客の負担と自社のコストが変わるため、送料設定の方針とあわせて決めておきます。

クール便・割れ物などの取り扱い区分

冷蔵・冷凍が必要な商品はクール便の区分を選び、温度帯を指定します。割れ物や精密機器には「ワレモノ注意」「天地無用」などの注意表示を付け、配送会社に取り扱いを伝えます。これらの区分は追加料金や取り扱い条件に影響するため、商材の特性に応じて正しく選択することが重要です。複数の配送会社を使い分けるマルチキャリア運用では、会社ごとに区分の名称や条件が異なる点にも注意します。

主な区分の選び方早見表

送り状で選択する主な区分と、EC通販での使いどころを下表に整理しました。商材の特性と運用に合わせて選びます。

なお、冷蔵・冷凍が必要な商材は、利用する配送会社や発送代行がクール便に対応しているかを事前に確認する必要があります。常温のみ対応のサービスもあるため、温度管理が必要な商品は取り扱い条件を必ずチェックしましょう。

EC事業者がやりがちな送り状のミスと防ぎ方

送り状のミスは、再配達やクレーム、コスト増に直結します。とくに繁忙期は処理件数が増え、確認が追いつかずにミスが起きやすくなります。EC事業者が出荷現場でやりがちなミスと、その防ぎ方を整理します。どれも特別な道具がなくても、運用のルールづくりとチェック工程の追加で防げるものばかりです。

1. 住所・部屋番号の記載漏れ——マンション名や部屋番号が抜けると不在・誤配の原因に。受注データの住所欄を分割せず、建物名まで含めて転記します。
2. 電話番号の誤り・空欄——配達前連絡ができず再配達が増えます。注文時に電話番号を必須入力にする運用が有効です。
3. 品名が曖昧——「雑貨」だけでは補償や輸送可否の判断で支障が出ます。中身が分かる品名を記載します。
4. 元払い・着払いの取り違え——着払いで出してしまうと顧客に運賃を請求してしまいます。出荷区分を出荷前にダブルチェックします。
5. 宛名と中身の取り違え——複数注文を同時に処理する繁忙期に起きやすい誤出荷です。送り状と商品の照合を出荷工程に組み込みます。

これらのミスは、出荷件数が増えるほど手作業では防ぎきれなくなります。宅配の現場では人手不足も進んでおり、ミスによる再配達は社会的なコストにもなっています。

宅配便の再配達率は約1割で推移しており、再配達はトラックドライバーの労働時間やCO2排出の面で社会的な課題となっている。

出典：国土交通省「宅配便の再配達削減に向けて」

正確な送り状は、自社の再配達コストを下げるだけでなく、配送インフラ全体の負荷軽減にもつながります。

送り状発行を効率化する方法｜システム発行と発送代行

出荷件数が1日数十件を超えてきたら、手書き伝票からシステム発行へ切り替えるのが基本です。受注データから送り状を一括発行することで、転記ミスを減らし、作業時間を大きく短縮できます。EC市場全体が拡大を続けるなか、出荷の効率化は事業の成長に直結します。

令和6年度のBtoC-EC市場規模は26兆1,654億円（前年比5.81%増）で、物販系分野は14兆6,760億円となった。

出典：経済産業省「令和6年度 電子商取引に関する市場調査」（2025年8月）

送り状発行システムの活用

配送会社が提供する送り状発行システム（たとえばヤマト運輸の法人向けサービスなど）や、受注管理システム（OMS）と連携した発行ツールを使うと、受注データをもとに送り状を自動で作成できます。手入力が減るため誤記が起きにくく、追跡番号も自動で管理できます。複数モールの受注を一元管理している場合は、OMSから各配送会社の送り状をまとめて発行する運用が効率的です。手書きの控えを保管する手間がなくなり、出荷履歴の検索やトラブル時の確認も容易です。集荷依頼とあわせて発行・受け渡しの流れを整えると、出荷作業全体がスムーズに回り始めます。発行ツールの多くは、誤配を防ぐための住所チェック機能や、配達希望日時の一括設定にも対応しており、件数が多い現場ほど効果が大きくなります。

発送代行に任せる選択肢

出荷量がさらに増えたら、送り状の発行・貼付を含む出荷作業全体を外部に委託するEC物流の発送代行も選択肢になります。発送代行を使うと、出荷指示データを送るだけで、送り状の発行・貼付から梱包・出荷までを自動で処理してもらえます。STOCKCREWのような発送代行では、出荷配送はヤマト運輸・佐川急便が中心で、送り状の発行も含めて一括で任せられるため、出荷作業に取られていた人手を販促や商品開発に回せます。自社で送り状を発行し続けるか、発送代行に任せるかは、出荷件数と人件費を踏まえて判断します。サービスの詳細はSTOCKCREWの解説で確認できます。

まとめ：正確な送り状が再配達とクレームを減らす

送り状は、荷物を正しく届けるための指示書です。お届け先の住所・氏名・電話番号を建物名まで正確に書き、品名は具体的に記載し、元払い・着払いやクール便などの区分を正しく選ぶことが基本です。住所漏れや品名の曖昧さといったミスは、再配達やクレーム、コスト増に直結するため、出荷前のチェックを工程に組み込むことが大切です。送り状の品質は、出荷現場の丁寧さだけでなく、注文フォームや受注データの正確さという入口の設計に大きく左右される点も忘れないでください。

出荷件数が増えたら、手書きからシステム発行へ、さらには送り状の発行・貼付を含む出荷作業全体を発送代行へと、自社の規模に合わせて段階的に効率化していくのが現実的です。無理に一度にすべてを変えるのではなく、件数の伸びに応じて手段を切り替えていく発想が、コストと品質のバランスを保つコツです。自社に最適な体制を考える際は、STOCKCREWのサービス内容も参考になります。具体的な相談はお問い合わせから、料金やサービスの全体像は資料ダウンロードからご確認ください。