納品書・請求書の同梱とは？EC発送での封入ルール｜信書の扱い・同梱廃止・電子化の進め方

納品書・請求書の「同梱」とは——同封との違いとEC発送での位置づけ

同梱とは、商品と同じ梱包箱の中に書類や別の物品を一緒に入れて発送することを指します。似た言葉の「同封」は封筒の中に複数の書類を入れることを指すため、EC物流の現場では「納品書を同梱する」「請求書を同封する」と使い分けるのが一般的です。

EC発送で同梱される主な帳票

EC発送で同梱対象になる帳票は、商品の内容を示す納品書（お買い上げ明細書）、支払いを求める請求書、支払い済みを証明する領収書の3種類が中心です。このほか、チラシ・メッセージカード・サンプルなど販促物の同梱もあり、これらはリピート促進の手段として同梱戦略の観点から設計されます。本記事では帳票類の同梱に絞って、法律上のルールと実務を見ていきます。

信書ルールの基本——納品書・請求書は宅配便で送れるのか

帳票の送り方を考えるうえで避けて通れないのが「信書」のルールです。信書の定義を定めているのは郵便法です。

「信書」とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。

出典：総務省「信書便事業 信書のガイドライン」

総務省の指針は、請求書・納品書・領収書を「請求書の類」として信書に該当すると例示しています。信書は原則として郵便または信書便事業者でしか送れず、宅配便で信書だけを送ると差出人も罰則の対象になり得ます。

「無封の添え状」なら商品と一緒に送れる

ここで重要なのが例外規定です。郵便法第4条第3項の但書により、貨物（商品）に添付する無封の添え状・送り状は、宅配便などの運送事業者でも送達できます。EC発送で納品書を商品と同じ箱に封をせず入れるのは、この「無封の添え状」として扱われるため問題ありません。つまり「納品書の同梱は適法、納品書だけを宅配便で送るのは不可」というのが結論です。

判断に迷ったときは、次のフローで整理できます。

同梱する場合の実務ルール——記載項目とギフト注文の例外

納品書の記載項目

納品書に法律上の決まった様式はありませんが、実務では注文番号・注文日・購入者名・商品名・数量・単価・合計金額・販売者情報を記載するのが標準です。問い合わせ対応の起点になるため、注文番号は必ず目立つ位置に置きます。返品交換の受付条件を欄外に記載しておくと、カスタマーサポートの工数削減にもつながります。なお、返品の受付条件は特定商取引法ガイドの通信販売ルールが定める返品特約の表示と整合させておく必要があります。サイト上の表示と納品書の記載が食い違うと、返品トラブルの火種になります。

ギフト注文では金額がわかるものを入れない

ギフト注文（贈り主と届け先が異なる注文）では、金額が記載された納品書・領収書の同梱は厳禁です。受け取った相手に価格が伝わるトラブルは、ギフトECで最も多いクレームのひとつです。受注システムで「ギフトフラグが立った注文は納品書を出力しない」設定にし、代わりにメッセージカードや挨拶状を入れる運用に切り替えます。

モール・カートによって標準が異なる

Amazonでは購入者が注文履歴から明細を確認できるため納品書同梱は必須ではなく、楽天市場やYahoo!ショッピングでも電子化が進んでいます。BASEなどのカートでは領収書をマイページからダウンロードする方式が標準で、BASEの領収書発行のようにカート側機能で完結します。複数チャネルで販売している場合は、チャネルごとに同梱有無がバラつかないよう統一ルールを決めておくことが大切です。チャネル横断で出荷仕様をそろえる手段としては物流の一元化が有効で、楽天店舗ならRSLと外部発送代行の比較、Yahoo!ショッピング店舗ならYahoo!ショッピング向け発送代行の選び方が、委託先を検討する際の整理に使えます。Amazon販売が中心の場合、FBA倉庫からの出荷ではオリジナルの納品書や同梱物を入れられないため、同梱施策を重視する事業者はFBAと外部発送代行の使い分けから検討することになります。

「同梱廃止」が進む3つの理由——コスト・ミス・電子化

近年、納品書の同梱を廃止するEC事業者が目立って増えています。EC市場の拡大とともに出荷件数が増え、紙の帳票を扱うコストが無視できなくなったためです。

2024年の日本国内のBtoC-EC（消費者向け電子商取引）市場規模は、26.1兆円（前年24.8兆円、前々年22.7兆円、前年比5.1%増）に拡大しています。

出典：経済産業省「令和6年度電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました」（2025年8月）

同梱廃止の理由は次の3つに集約されます。

1. コスト削減——用紙代・印刷代・プリンタ保守に加え、印刷と封入の作業時間が出荷1件ごとに発生します。出荷量が月1,000件を超えると、年間では数十万円規模の差になります。
2. 封入ミスの撲滅——別の注文の納品書を入れてしまう「誤封入」は、個人情報の漏えい事故として扱われ、謝罪対応の負荷が極めて大きいミスです。同梱をやめれば誤封入のリスクはゼロになります。
3. 電子化・インボイス対応——適格請求書（インボイス）を求める購入者には電子発行のほうが再発行・保存の両面で扱いやすく、インボイス制度下の実務とも親和性があります。

一方で、高齢層の顧客が多い通販や、社内稟議のために紙の明細が必要な法人顧客向け販売では、紙の納品書に一定の需要が残ります。「全廃」ではなく「希望者のみ同梱」に切り替えるのが現実的な落とし所です。

同梱コストの試算例——月1,000件で年間約10万円

同梱を続けた場合のコストを試算してみます。用紙・印刷コストを1件あたり約5円、封入作業を1件10秒（時給1,200円換算で約3.3円）と仮定すると、納品書同梱のコストは1件あたり約8円です。月間出荷件数別に整理すると次のようになります。

※ 用紙・印刷5円/件、封入10秒/件・時給1,200円という仮定に基づく概算です。プリンタ保守費・帳票システム利用料は含みません。金額そのものより、出荷量が増えるほど「同梱を続ける理由」の説明責任が重くなる構造を押さえてください。

納品書電子化の進め方——5ステップ

発行方法は3パターンから選ぶ

電子発行の方法は大きく3つあります。①マイページからのダウンロードは再発行対応が不要になる反面、会員登録のないゲスト購入者への対応を別途考える必要があります。②メール添付・PDF送付は導入が簡単ですが、迷惑メール振り分けによる「届いていない」問い合わせが起きがちです。③注文確認メールへの明細記載は最も軽量で、明細の機能を注文確認メールに兼ねさせる方式です。自社の顧客層と問い合わせ体制に合わせて選んでください。

移行の5ステップ

発行方法が決まったら、次の手順で移行を進めます。

1. 発行方法を決める——マイページからのダウンロード、メール添付、注文確認メールへのリンク記載のいずれかを選びます。カート標準機能で対応できるかを最初に確認してください。
2. 顧客への告知を先行させる——「○月○日出荷分から納品書の同梱を廃止します」と商品ページ・同梱チラシ・メールで最低1カ月前から告知します。
3. 例外運用を設計する——紙の納品書を希望する顧客向けに、注文時の備考欄やオプション選択で「同梱希望」を受け付ける窓口を残します。
4. 出荷システムの設定を変更する——WMSや出荷指示の帳票出力をオフにし、ギフト注文・同梱希望注文のみ出力する条件分岐を設定します。発送代行を利用している場合は請求書・月次レポートに影響がないかも確認しておくと安心です。
5. 効果を測定する——廃止後1〜2カ月で、印刷・封入コストの削減額と「納品書が欲しい」という問い合わせ件数を集計し、例外運用の範囲を調整します。問い合わせが月数件程度に収まっていれば、移行は成功と判断してよい水準です。

発送代行利用時の同梱運用——委託時の指示の出し方

出荷を発送代行に委託している場合、納品書の扱いは契約時に決める仕様のひとつです。指示が曖昧だと「全注文に同梱される」「ギフトにも金額入りで入ってしまう」といった事故につながるため、次の3点を明文化して共有します。

1. 同梱の基本方針——全注文に同梱する／同梱しない／条件付きで同梱する、のどれかを明示します。条件付きの場合は判定フラグ（ギフト・法人・同梱希望）をデータ連携にどう乗せるかまで決めます。
2. 納品書のレイアウトと出力者——自社システムで出力したPDFを倉庫側で印刷するのか、倉庫のWMSで出力するのかを取り決めます。ロゴや返品案内の記載有無もここで確定します。
3. チラシ・カードとの組み合わせ——販促チラシやメッセージカードの同梱はオプション料金（STOCKCREWの場合はチラシ同梱8円/点）で対応できます。帳票と販促物の同梱優先順位を決めておくと、繁忙期も迷いがありません。

同梱・封入は梱包工程の一部として委託先の梱包サービス・流通加工の品質に依存します。委託前に倉庫見学や出荷テストで、封入精度の管理方法を確認しておくと安心です。

まとめ：同梱は「デフォルトなし・必要時のみ」へ

納品書・請求書は信書に該当しますが、商品に添付する無封の添え状としてなら宅配便での同梱が認められています。一方で、コスト・誤封入リスク・電子化の流れを踏まえると、これからの標準は「デフォルトでは同梱せず、希望者とギフト例外のみ個別対応」という運用です。移行の際は1カ月前告知・例外窓口・システム設定変更の3点を押さえれば、顧客体験を損なわずに切り替えられます。出荷業務そのものの見直しには発送代行という選択肢もあり、STOCKCREWなら納品書の同梱有無・ギフト例外などの細かな出荷仕様を初期費用0円で設定できます。詳しくはお問い合わせまたはサービス資料のダウンロードをご利用ください。